1、新會中港物流出口貨物的發貨人在根據出口合同的規定，按時、按質、按量備齊出口貨物后，即應當向運輸公司辦理租船訂艙手續，準備向海關辦理報關手續，或委托專業(代理)報關公司辦理報關手續。
  2、新會中港物流出口貨物需要委托專業或代理報關企業向海關辦理申報手續的企業，在貨物出口之前，應在出口口岸就近向專業報關企業或代理報關企業辦理委托報關手續。接受委托的專業報關企業或代理報關企業要向委托單位收取正式的報關委托書，報關委托書以海關要求的格式為準。
  3、準備好報關用的單證是保證出口貨物順利通關的基礎。一般情況下，報關應備單證除出口貨物報關單外，主要包括：托運單(即下貨紙)、發票一份、貿易合同一份、海關監管條件所涉及的資料。
  申報應注意的問題：
  報關時限：報關時限是指貨物運到口岸后，法律規定發貨人或其代理人向海關報關的時間限制。新會中港物流出口貨物的報關時限限為裝貨的24小時以前。不需要征稅費、查驗的貨物，自接受申報起1日內辦結通關手續。
  查驗：查驗是指海關在接受報關單位的申報并已經審核的申報單位為依據，通過對出口貨物進行實際的核查，以確定其報關單證申報的內容是否與實際進出口的貨物相符的一種監管方式。
  1、通過核對實際貨物與報關單證來驗證申報環節所申報的內容與查證的單、貨是否一致，通過實際的查驗發現申報審單環節所不能發現的有無瞞報、偽報和申報不實等問題。
  2、通過查驗可以驗證申報審單環節提出的疑點，為征稅、統計和后續管理提供可靠的監管依據。海關查驗貨物后，均要填寫一份驗貨記錄。驗貨記錄一般包括查驗時間、地點、進出口貨物的收發貨人或其代理人名稱、申報的貨物情況，查驗貨物的運輸包裝情況(如運輸工具名稱、集裝箱號、尺碼和封號)、貨物的名稱、規格型號等。需要查驗的貨物自接受申報起1日內開出查驗通知單，自具備海關查驗條件起1日內完成查驗，除需繳稅外，自查驗完畢4小時內辦結通關手續。